Estoque em farmácia hospitalar – Qual o maior propósito da Farmácia Hospitalar? dispensar/entregar o medicamento ao paciente. A FH tem muitas ramificações e com certeza a chave para seu sucesso é uma boa gestão de estoque.

O pior cenário é a falta de medicamento para o paciente por erro de estoque. Ou precisar ajustar estoque de grande impacto financeiro. Controlar seu estoque assegura uma visão sistêmica da farmácia de forma efetiva, fornecendo subsídios para o planejamento estratégico.

Além disso, o objetivo da boa gestão do estoque é você antever o erro de quantidade e não ser surpreendido por ele a qualquer momento do dia ou da noite. A busca ativa das divergências previne compras emergenciais com maior custo, otimiza o tempo do farmacêutico e garante a segurança de atendimento ao paciente.

Importante o engajamento da equipe nas contagens e sinalização de divergência, porque um estoque certo facilita e agiliza o trabalho de todos. A presença e contratação de um estagiário ajuda, pois esta tarefa pode ser delegada a ele com supervisão diária do farmacêutico.

Os processos na acuracidade dos estoques em farmácia hospitalar

O sucesso para a acuracidade de estoque é a constância de contagens e ajustes. Na nossa rotina, temos que ser pro ativo e protagonistas, não podemos ficar sabendo da divergência, precisamos ativamente buscar e identificar esses problemas, resolvê-los e acompanhá-los para evitar a repetição. Muitas vezes nesta sequência se descobre um problema de processo que está causando os “furos” no seu estoque.

Abaixo, os processos que tem influência direta na acuracidade dos estoques. E com base neles que devemos tomar ações, refletir melhorias e controlar:

• Contagens cíclicas- importante a regularidade porque lhe permite identificar o espaço de tempo que começou a dar o erro de estoque
• Curva ABC
• Controlados
• Termoolábeis
• FEFO
• Curva A e controlados- contagens diárias- em caso de divergência deve ser resolvido no momento
• Curva B e C- relação de contagens cíclicas, que muda a cada 15 dias- ajusta o estoque no ato
• Contagem de controlados- dependendo do volume do estoque, devem ser contados 100% toda semana- cronograma de contagem diária
• Inventário
• Organização de guarda para facilitar as contagens
• Manter caixas fechadas para facilitar as contagens
• Indicadores de ajuste
• Devolução
• Farmácia Satélites — estoque ajustado para evitar pedidos urgentes–perda de tempo e retrabalho
• Planilhas de perdas por avaria atualizadas
• Gerenciar o trânsito entre recebimento—CAF—–farmácia central
• Ajustes de estoques impactam no setor de compras, em compra emergencial

Como organizar o inventário e contagens no estoque em farmácia hospitalar?

As contagens cíclicas e inventários fazem parte da base de uma boa gestão de estoque. É através deste controle de estoque que é possível se planejar e evitar erros por falta de produtos, vencimentos, quantidades erradas e produtos em locais trocados.

O momento das contagens envolve organização e auxilia de fato a se manter a organização, principalmente no que diz respeito à distribuição nas prateleiras por FEFO (First Expire, First Off) e endereços.

Inventário

O planejamento para o momento do inventário é fundamental para este ser fiel ao real momento da Farmácia/almoxarifado. O inventário deve ter uma periodicidade estipulada, mas pelo menos a cada 6 meses. O inventário pode ser realizado em um único momento ou em etapas, de acordo com a decisão de cada gestor responsável pelo estoque em farmácia hospitalar.

O envolvimento com o inventário requer muita dedicação por parte dos envolvidos, os pontos a seguir devem ser definidos para a garantia de sucesso:

• Definição da equipe que participará da contagem
• Lista em ordem (alfabética ou por categoria) das contagens
• Compras reduzidas para facilitar o processo de contagem
• Comunicado sobre a dispensação durante o inventário (o ideal é que fique suspensa e os setores se utilizem dos seus estoques satélites)
• Pedidos dos setores se já separados devem ter baixa no sistema
• Horário de início e térmico
• Inventário geral ou setorizado por dia
• Lista de avariados e quarentena atualizadas
• Organização dos ambientes
• Unitarização reduzida- maior parte dos itens em caixa fechada

O resultado de acuracidade do inventário é um indicador importante para a análise de todo processo de logística e compra, pois apresenta os erros de quantidade e quantidades maiores que a necessidade da instituição.

É um bom momento para rever alguns processos e conceitos de compra, dispensação e logística interna da instituição.

Contagens

As contagens têm a mesma dinâmica dos inventários, no entanto se estruturam de uma forma mais rotineira. As contagens são preconizadores do sucesso do inventário.

As contagens podem se organizar de diferentes maneiras, importante que os itens de curva A e controlados tenham atenção e prioridade, pois um erro nestes itens podem representar prejuízo financeiro e falta ao paciente. O ideal é que Curva A e controlados sejam contados diariamente ou pelo menos uma vez por semana. Em dias fixos ou não e por profissionais distintos em cada semana. Olhares diferentes para o mesmo processo trazem bons resultados e perspectivas. A Curva B e C pode ser contada em intervalos maiores e dividida. Por exemplo, 10 itens da curva B em dias alternados e 10 itens da curva C em dias alternados também.

Uma escala de colaboradores para realizar as contagens traz engajamento e efetividade ao processo. A equipe engajada e ciente dos pontos positivos das contagens e inventário são parte fundamental para o sucesso deste processo. A presença do farmacêutico nas contagens uma vez por semana torna o processo mais fiel e confiável.

As contagens precisam fazer parte do processo de um estoque, e não um evento anual em véspera de inventário oficial.

As contagens cíclicas representam a otimização em relação à organização, uso correto das validades e acuracidade para boa gestão de estoque em farmácia hospitalar

A acuracidade é a responsável pelo melhor uso dos recursos financeiros e a garantia de atendimento ao paciente.

FEFO em estoque em farmácia hospitalar

FEFO – Ao realizar contagens, além do controle das divergências, é importante a organização dos lotes por FEFO, mesmo que não haja rastreabilidade de lotes pelo sistema. Como a contagem é feita com toda quantidade do item, é válido otimizar este tempo e priorizar o acesso aos lotes que vencem antes primeiro. Desta forma, além de garantir o estoque sem divergência, também se organiza e evita perda de medicamentos por validade por má gestão do FEFO.

Dica:

Inventário e Contagens são processos fundamentais para uma boa gestão farmacêutica. Faça ele fazer parte e base da sua farmácia e do seu estoque. Sem ele você perde o controle e trabalha em dobro.

Espero que tenha gostado – Farmácia Hospitalar