POP – Procedimento Operacional Padrão é um documento formal em que se descreve o processo ou a rotina de forma objetiva, detalhada e explicativa com o objetivo de padronizar a atividade.
A criação do POP para cada processo permite documentar como cada pessoa deve executar determinada tarefa de acordo com as regras, determinações e demandas de cada instituição.
Por que é preciso fazer o POP – Procedimento Operacional Padrão das rotinas na Farmácia Hospitalar?
Porque o POP é a base para a padronização e a qualidade dos processos e dos resultados. Na FH são muitas rotinas envolvendo o medicamento, e a criação e padronização de como executar cada uma delas está diretamente relacionada à boa gestão farmacêutica.
Muitas vezes o POP é encarado como uma simples formalidade, ficando desatualizada e sendo utilizada apenas em véspera de auditorias. Isto é um verdadeiro desperdício de oportunidade de melhoria e organização.
O POP precisa contemplar todas as etapas de cada processo objetivamente e de forma clara. É importante o uso de artifícios que chamam a atenção do leitor.
Abaixo alguns exemplos que ajudam o entendimento do POP e deixam a leitura mais ágil e fácil.:
- uso de ícones
- sequências em itens
- fluxogramas
- lista de etapas em número
- tabelas
- formulários
- imagens
Textos muito longos tendem a confundir e entediar. A execução de como cada processo deve ser retratado é narrada por etapa no POP.
A inserção de fotos de pessoas executando a tarefa e a descrição de passo a passo ajudam a exemplificar a correta execução da atividade.
Estes artifícios garantem a segurança e rastreabilidade de todas as etapas da rotina e são uma maneira de ter maior aderência ao processo.
Qual o objetivo do POP – Procedimento Operacional Padrão em FH?
A ideia é que alguém que nunca realizou determinada tarefa tenha o POP como um guia para executá-la pela primeira vez..
O POP deve fazer parte do dia a dia dos colaboradores da farmácia hospitalar e precisa ser atualizado constantemente.
A revisão deste documento e atualização constante pode ser realizada em rodízio por todos que participam e trabalham no processo que está sendo descrito.
Quanto mais envolvidos na prática contribuírem para a elaboração do POP, mais fiel este fica da realizada e mais eficácia terá na farmácia.
O POP e a relação com os erros relacionados aos medicamentos
Na FH o POP atualizado objetivo e com grande aderência dos colaboradores evita erros de medicação.
Muitas vezes os erros relacionados a medicamentos tem sua causa raiz em etapas do processo mal executadas ou não realizadas, apesar de descritas em POP.
É importante cada etapa da jornada do medicamento estar contemplada nos POPs da FH, como por exemplo:
- Padronização
- Recebimento
- Compra
- Compra de Não padrão
- Cadastro
- Dispensação
- Devolução
- Unitarização
- Contagens
- E muitos outros
O fundamental no uso dos POPs na FH é ser a base de consulta e um guia na correta execução das tarefas, sempre com o intuito de evitar erros relacionados a medicamentos. E normalmente erros evitáveis.
Na gestão farmacêutica, a proatividade em relação a possíveis problemas contribui para uma gestão eficiente e responsável, assegurando o uso racional dos medicamentos. Desmistificar o POP é necessário.
Outra grande vantagem em manter os POPs atualizados é a economia em relação aos treinamentos e a manutenção da produtividade por todos da equipe.
Vamos usá-lo como guia diário.
